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报销流程

发布者:系统管理员发布时间:2014-10-24浏览次数:3532

为了规范和完善学院财务报销手续,加强会计基础工作规范化管理及监控,明确学院报销规定,按章报销,提高办事效率,更好地为全院教学科研和广大师生员工服务,根据国家有关财经法规、政策和《南京机电职业学院差旅费管理办法》,结合我院实际,特制定以下规定。

一、经费使用范围

1.各部门维持经费,必须按照预算的范围,在规定的额度内使用。维持经费一律不得用于与日常办公无关的支出。

各部门维持经费不得用于购置办公家具、设备等固定资产。办公用品(文具、硒鼓、墨盒、打印纸等)应支出合理,据实报销。维持经费原则上不予报销图书资料费,如确实需要,只能购买少量与本专业有关参考书,并附加盖销货单位公章的购书清单。

2.专项经费、科研经费、部门基金,必须根据相关的经费管理办法,在规定的额度和范围内使用。国家和江苏省有文件规定的,按国家与省里文件执行;国家与省里无文件规定的,按学院文件规定执行。

3.维持经费与专项经费、专项经费与专项经费之间不得相互串用和挪用。确因特殊情况(如因经办人报销不慎串户)串用,须由经办人提出书面申请,部门领导批准,还需财务处领导审批后,可作调账处理。

二、报销票据要求

1.报销人报销从外单位取得的发票须印有税务监制章,加盖填制单位发票专用章或财务专用章,并且在税务机关规定的发票使用有效期内。事业收据和内部结算凭证,必须有省或市级财政部门统一印制的收据监制章并加盖开具单位财务专用章。如果是购置设备,须取得由销货单位开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联。

2.发票或收据须做到要素齐全,字迹清晰、工整。必须写明付款单位(俗称抬头)、开票日期、收款内容或品名、规格、型号、单价、数量及金额等。付款单位必须为yl23455永利,金额的大小写必须相符。除发票或收据本身具有复写功能外,一式几联的发票或收据必须用双面复写纸一次套写完成。

3.在超市购买商品报销时,须提供超市机制发票(发票上须注明品名、单价、数量)且商品符合财务报销规定,方可给予报销。

4.所有的原始票据不得有涂改、挖补等现象,如有错误,应当由开具单位重开或更正,更正处应加盖开具单位印章,金额有错误的,应由开具单位重开。原始票据如有遗失、被盗等情况,应取得原签发单位原始票据存根联或记账联的复印件,并由原签发单位加盖财务专用章,经办人写明原因,经财务处领导审批后,方可代作报销凭据。因公出差遗失单程票的,由本人书面情况说明,经单位领导签字确认后,比照同行人员的同程票价或另一单程票价,在规定的标准内就低给予报销。遗失双程票的,将不予报销。

5.票据报销应当在取得票据三个月内完成。上半年的票据原则上在当年报销,下半年的票据报销截止日期为下一年度的三月底,过期票据不予报销。

三、财务报销审批权限

  财务报销实行“一支笔”审批制度。各系部门经费审批授权应经集体研究确定,经费项目审批人对经费开支的合法性、真实性与合理性负直接责任。行政经费由部门行政负责人审批;学生活动经费由党支书记审批;科研经费、学科及专业建设经费等专项经费,由相应的经费管理办法规定的审批人审批。

四、财务报销手续要求

1.报销人在一次报销多张发票时,按经费不同来源分别填写《费用报销》,并将经费项目写在报销事由或说明位置,各项费用报销时,经办人须在每张原始单据上签字,按顺序编号,金额超过1000元(含1000元)的单张票据还须批准人、证明人签字。报销时需注明经费开支渠道,有经费本的带好相应经费本。

2.各项费用报销均实行三级(经办人、证明人、批准人)签字,所有签名须由本人亲自签名。手续不齐全,财务处不予报销。各类经费规定的批准人不得签报本人的各项费用。

3.各部门所购固定资产(所有家具、单价1000元以上的通用设备、单价1500元以上的专用设备和软件)和低值易耗品,必须到后勤处办理固定资产和低值易耗品登记手续,凭购物发票和固定资产、低值易耗品登记单到财务部门办理报销手续。购置办公用品、耗材、电脑配件等发票金额超过200元(含200元)以上报销时,应附加盖销货单位公章的销(购)货清单,无清单一律不得从教育事业经费中报销。

4.境外购物须提供境外发票或收据,发票或收据须用中文注明开票日期、品名、金额、币种等,一般以支付日外汇结算牌价中间价或换汇日外汇牌价折算成人民币。

5.购置设备或批量元器件、材料、药品等超过5000元(含5000元)以上报销时,应附采购清单及购货合同(原件),经招投标的项目还应提供有关招投标文件。

6.各部门的外协费、加工费、印刷费、租赁费、小型工程与维修等超过5000元时须与对方签订合同,并报学院纪委处备案,报销时应附有效合同、清单、工程决算单及工程验收证明。1万元以上(含1万元)30万元以下的工程项目须经审计部门审计后方可报销;30万元以上(含30万元)的工程项目须送社会中介机构审计,财务部门根据外部审计报告审核后给予报销。

7.支付学术报告或讲座酬金,须提供科研处出具的相关报告或公示海报。学科建设经费开支讲座酬金除学科带头人签字外还须所在部门领导签字。

8.院内各系(部)、单位承办各类会议的费用报销须凭审批后的会议预决算结报,同时提供会议通知、会议日程、参加会议人员名单及会务地的银行账号等,经审核后的会务支出由财务直接转账。会议有会务费收入的应及时交学院财务处,不得以收抵支。

9.各部门按规定支取的劳务费、加班费、补贴、临工工资、外聘教师课酬等,均需填写教师酬金单,按人员造册,注明标准、工作天数,并经有关部门领导、领款人和经办人签字。严禁虚列领款人,套取现金。领款时由财务处直接代扣个人所得税并统一向税务机关缴纳。

五、差旅费报销要求

差旅费报销须填写差旅费报销单据,按《yl23455永利差旅费管理办法》办理。另外:

1.国内机票报销须提供加盖中国民航发票专用章的“航空运输电子客票行程单”。

2.国际机票报销:

①境内购买须提供加盖收款单位财务专用章的“国际航空旅客运输专用发票”。

②境外购买须提供电子行程单并附登机牌,电子行程单上无机票款的需提供支付机票款依据。

3.各部门所购固定资产(所有家具、单价1000元以上的通用设备、单价1500元以上的专用设备和软件)和低值易耗品,必须到后勤处办理固定资产和低值易耗品登记手续,凭购物发票和固定资产、低值易耗品登记单到财务部门办理报销手续。购置办公用品、耗材、电脑配件等发票金额超过200元(含200元)以上报销时,应附加盖销货单位公章的销(购)货清单,无清单一律不得从教育事业经费中报销。

4.境外购物须提供境外发票或收据,发票或收据须用中文注明开票日期、品名、金额、币种等,一般以支付日外汇结算牌价中间价或换汇日外汇牌价折算成人民币。

5.购置设备或批量元器件、材料、药品等超过5000元(含5000元)以上报销时,应附采购清单及购货合同(原件),经招投标的项目还应提供有关招投标文件。

6.各部门的外协费、加工费、印刷费、租赁费、小型工程与维修等超过5000元时须与对方签订合同,并报学院审计处备案,报销时应附有效合同、清单、工程决算单及工程验收证明。1万元以上(含1万元)30万元以下的工程项目须经审计部门审计后方可报销;30万元以上(含30万元)的工程项目须送社会中介机构审计,财务部门根据外部审计报告审核后给予报销。

7.支付学术报告或讲座酬金,须提供科研处出具的相关报告或公示海报。学科建设经费开支讲座酬金除学科带头人签字外还须所在部门领导签字。

8.校内各院(部)、单位承办各类会议的费用报销须凭审批后的会议预决算结报,同时提供会议通知、会议日程、参加会议人员名单及会务地的银行账号等,经审核后的会务支出由财务直接转账。会议有会务费收入的应及时交学院财务处,不得以收抵支。

9.各部门按规定支取的劳务费、加班费、补贴、临工工资、外聘教师课酬等,均需填写领款单据,按人员造册,注明标准、工作天数,并经有关部门领导、领款人和经办人签字。严禁虚列领款人,套取现金。领款时由财务处直接代扣个人所得税并统一向税务机关缴纳。

六、应收及暂付款项管理要求

1.学院教职工才能办理借款,借款时需填写“yl23455永利借款单”(一式二联),借款单的各栏目须如实详细填写,并按有关财务制度规定办理审批手续。

2.借款必须一事一借,一事一清,所借款项必须在相应期限内结算,前账不清,后账不借。

3.借款时需注明经费开支渠道,原则上从哪开支就从哪借款,有经费本带好相应经费本。

4.借款前应认真测算,用多少借多少,不能多借。科研活动备用金借款不得超过经费本总额的20%

5.各类公务活动原则上实行转账或刷卡结算(需提供符合财务要求的POS单),不再借支备用金。采用刷卡结算的,POS单上的商户名称、金额、日期与对应发票相关项目一致;符合报销规定予以报销时只能转入与pos单一致的银行卡。

6 5万元以内的维修项目原则上不办理工程预付款。

7.教职工调离、退休、离职前须到财务处结清借款,短期无法结清由接收人重新办理借款手续。

七、结算方式

单张票据支付金额超过1000元,须到财务处办理转帐业务,不予核报现金。

八、学院各部门不得利用学院票据代其他单位或个人转账或变相套取现金。

九、本规定的解释权在财务处。